Importing and Exporting Data

Managing QCD data in iObeya relies on seamless information flow. Importing and exporting streamline action management, save time and enhance analysis.

This article explains how to use these features to optimize your QCD management. It covers how to prepare your data, import it into iObeya and export the results.

Importing Data into QCD

Warning:

Thes following procedures are documented for reference only. They are unofficial and informative.

Be sure to follow the described steps and constants carefully. Any consequences due to any non-compliant handling are not considered our responsibility.

Note:

If you import data into QCD, you need to validate the file on a test platform, room or board. iObeya does not handle any format errors or functional inconsistencies that may be found in such test environment. In addition to this, once data is imported, no roll back is possible.

To import data in a letter:

1. Select the letter on the board.

2. Export the selection using the corresponding utility.

3. In the .csv file, keep row 1 and the one whose value in the entityType column equals “QCDLetter” to make sure you do not touch anything else.

4. Edit the file.

5. Save the file with the exact original format of iObeya (including encoding, separators …)

6. After you edit the .csv file, import it using the corresponding utility.

Excel to QCD Service

The Excel to QCD service in the iObeya Services Hub allows to seamlessly import performance indicator data from Excel or CSV files into QCD Letters.

You can upload Excel or CSV files populated with performance indicators to input data directly into QCD Letters. This service supports simple use cases as well as more advanced configurations, including QCD Letters containing multiple rings and indicators.

The file format and required fields are described in detail in an article directly available on the service’s page or here so that you can prepare your data correctly before attempting to import.

Importing Actions

By default, the actions are linked to the outer ring.

We recommend to create actions in the current time window. You can retrieve this time window ID by exporting a letter with the value of its props.currentHistoricalCuid property.

Importing Letters - moving from 1 to 2 or 3 Rings

Warning:

• When you import a letter, the actions and action cards attached to this letter are deleted.

• Action cards that are not attached to the letter are kept.

Values

• Half-yearly ritual:

  • ritualFrequency : 2

  • wedgesLabel : [« 1 », « 2 », « 3 », « 4 », « 5 », « 6 », « 7 », « 8 », « 9 », « 10 », « 11 », « 12 », « 13 », « 14 », « 15 », « 16 », « 17 », « 18 », « 19 », « 20 », « 21 », « 22 », « 23 », « 24 », « 25 », « 26 », « 27 », « 28 », « 29 », « 30 », « 31 »]

• Quaterly ritual:

  • ritualFrequency : 4

  • wedgesLabel : [« 1 », « 2 », « 3 », « 4 », « 5 », « 6 », « 7 », « 8 », « 9 », « 10 », « 11 », « 12 », « 13 », « 14 », « 15 », « 16 », « 17 », « 18 », « 19 », « 20 », « 21 », « 22 », « 23 », « 24 », « 25 », « 26 », « 27 », « 28 », « 29 », « 30 », « 31 »]

• Monthly ritual:

  • ritualFrequency : 1

  • wedgesLabel : [« 1 », « 2 », « 3 », « 4 », « 5 », « 6 », « 7 », « 8 », « 9 », « 10 », « 11 », « 12 »]

• Weekly ritual:

  • ritualFrequency : 5

  • wedgesLabel : [« 1 », « 2 », « 3 », « 4 », « 5 », « 6 », « 7 », « 8 », « 9 », « 10 », « 11 », « 12 », « 13 », « 14 », « 15 », « 16 », « 17 », « 18 », « 19 », « 20 », « 21 », « 22 », « 23 », « 24 », « 25 », « 26 », « 27 », « 28 », « 29 », « 30 », « 31 », « 32 », « 33 », « 34 », « 35 », « 36 », « 37 », « 38 », « 39 », « 40 », « 41 », « 42 », « 43 », « 44 », « 45 », « 46 », « 47 », « 48 », « 49 », « 50 », « 51 », « 52 », « 53 »]

• Daily ritual:

  • ritualFrequency : 31

  • wedgesLabel : [« 1 », « 2 », « 3 », « 4 », « 5 », « 6 », « 7 », « 8 », « 9 », « 10 », « 11 », « 12 », « 13 », « 14 », « 15 », « 16 », « 17 », « 18 », « 19 », « 20 », « 21 », « 22 », « 23 », « 24 », « 25 », « 26 », « 27 », « 28 », « 29 », « 30 », « 31 »]

Note:

If it is necessary to add a third ring, do the same as in points 4 and 5 replacing in the names of properties “Middle” by “Inner”

Importing Elements

To import/export elements, see Importing data of Getting Started with iObeya user guide.

• If you import an element in the same board from which you made an export, all elements on the board (letters, actions with card, indicators, etc) are updated, except for actions without cards.

• If you import elements to another board, only the letter is imported.

Importing Boards

To import/export a board, see Importing/exporting data of Getting Started with iObeya user guide.

If you import a board, every element on the board (letters, actions, indicators, etc) are imported identically.

Note:

From the same room, when you import a board from which you made the export, if an action is modified on the original board before the import, the action is imported with the new information.

Importing Rooms

You perform the import/export of a room from the administrator platform. See Importing and exporting a room of the Administration guide to find out more.  

If you import a room, every element (board, letters, actions, indicators, etc) are imported identically.

Warning:

You need to the necessary rights to perform these actions.

Exporting QCD Data

To export QCD data, access the data export utility at:

• A room level:

  

  • Export letters: allows to create an archive file per letter.

  • Export actions: allows to create an archive file for all the actions present on the boards in your room.

• A board level:

  

  • Export letters: allows to create an archive file for each letter present on the board.

  • Export actions: allows to create an archive file for all the actions declared across all the letters on the board.

Note:

The exported files are in .csv format.

Structure of Actions Export

One line per action belonging to a letter on a given board.

Note:

Dates are exported in ISO format: YYYY-MM-ddTHH:mm:ss[+-]ZZ:00

• ZZ is the offset from the Greenwich Time.

For example, for December 21,2024 at 17h28 in France, we get : 2024-12-10T17:28:48+02:00

Structure of Letter Export

One line per letter on a given a board.